Welcome to Sofia Chamber of Commerce and Industry
 
Welcome toSofia Chamber of Commerce and Industry

Партньори
Услуги за членовете
Оферти на / за членовете
Държави
Топ 10



Вход
 Име
 Парола


Регистриране
Загубена парола

Интранет за членове

  


Новини: Аутсорсване на сканирането
22 Май 2018 г. - 20:30 ч.
[ Изпрати на партньор | Версия за печат ]

Бизнесът проявява интерес към аутсорсване на сканирането на документи и тяхното физическо съхраняване и обработване от специализирани фирми.



Аутсорсване на сканирането

Все по-често бизнесът проявява интерес към аутсорсване на сканирането на документи и тяхното физическо съхраняване и обработване от специализирани фирми.

 

Електронният архив , който фирма Национални архивни предлага на своите клиенти е гаранция за тяхната по -добра организация и конкурентоспособност. Фирмите, доверили се на Национални архиви, имат бърз и лесен достъп до своите архиви в електронен вид. Представете си, че спешно се нуждаете от конкретна информация, а тя се намира някъде в папка, класьор, мазе или някъде на диск. За колко време ще я намерите?

 

В днешно време, повече от когато и да било бизнесът ви трябва да е адаптивен - да се интересува, отговаря и да реагира бързо при запитване. Да разполага с конкретната информация в точния момент. Критична за реномето ви се оказват и добрата подредба, организация и ясни правила за съхранение на личните данни на физически лица съгласно новия Регламент, който влиза в сила на 25 май 2018.

 

В действителност вашата компания борави с всякакъв вид документи - напр.: финансово-счетоводни (фактури, товарителници, копия на ГДД, отчети), човешки ресурси (CV-та, молби) и др., с чиито добри практики за управление, законови срокове за съхранение или начини за унищожаване не сте запознати. В много случаи не можете даопределите “тежестта” на всеки документ, нито можете да си представите как при запитване ще успеете бързо да намерим цялото клиентско досие.

 

И тук идва въпросът възможно ли е да достигнете до нужната информация, и то за секунди? И как тя може да се побере дори в дланта ни?

 

В ерата на дигитализацията сканиранетона документите и завеждането им ппо определени критерии е основополагащ и важен процес. То спомага за правилното управление на досегашния вии бъдещ архив както и ви помага да спестиме време, пари и ресурси.

 

Представяме ви 5 причини, които ще ви накарат да се замислитеза смисъла и ползите отсканирането на фирмените ви документи. Услуга, която може да поверите на Национални архивни сиситеми в съответствие изискванията на GDPR.

 

1. Защо да започнем да се замисляме за сканиране на нашите документи?

Обемът на хартиени документи, които организациите трябва да обработват, се е увеличил десетократно през последните пет години. Това води до по-високи разходи за обработка на хартията, което значително намалява маржа на печалбата. Сканирането на документи, може да помогне за справяне с бързо нарастващата тежест за поддържане на хартиените архиви на вашата фирма.

Също - това е един от начините да спечелите пространствов офиса. Електронният вариант на хартиения оригинал носи същата информация, но чрез него щеосвободите значително място, което бихте могли да използвате по-оптимално. Преминаването в електроненвариант предпазва документите от злополуки (избледняване на написаното, влажност,мухъл, наводнения, пожар, и други рискове). Повишава продуктивността на екипа ви, тъй като съкращава времето, прекарано в търсене на документите и улеснява бързия достъп.

 

2. Защо да предпочетем външно, а не вътрешнофирмено сканиране?

Фирма Национални архиви има капацитет физически да обработи, да сканира и да съхрани по един надежден начин вашите докумети. Това ви спестява време и пари за скъпа техника и софтуер,а така също и риск да не намерите подходящ специалист експерт по обработване на документи. Сканирането на големи обеми от документи е труден и времеемък процес. Ако сами сканирате документите, може да допуснете грешки, да отклоните служители от техните основни дейности.

 

3. Колко сигурно е използването на услуги за външно сканиране?

Национални архиви разполага с обучени експерти за обработка на документи, за работа със сканиращи системи и софтуер. Национални архиви гарантира физическата и електронната сигурност на документите иконфиденциалност на информацията, съответствие с GDPR. Това се отнася и за случаите, в които вашатаинформация е специфична и има различни нива на сигурност. Специални мерки за съхранението на определена информация в подходящи помещения и контейнери за съхранение.

 

4. Как можем да боравим с документите, ако физически не са при нас?

Със сигурност дигитализираните документи са добре систематизирани и са в удобна система, така че да са лесни за управление и извличане на необходимата информация от тях. Документите в системите могат да бъдат преглеждани и принтирани.

 

5. Колко би струвало да аутсорснем сканирането?

Подходът можедае индивидуален, общ или цената да е на абонаментен принцип. Според спецификите им може да има допълнителните манипулации, съпътстващи сканирането като подготовка на документите (отстраняване на телбоди, кламери, сортиране, възстановяване на повредени страници), брой на полетата за индексиране, както и колко често се вземат документи за сканиране.

 

Статистиката показва, че около ⅓ от българските компании ще трябва да променят част от бизнес процесите си. Голяма част от тях все още разчитат на хартиени документи, други са с известна форма на дигитализация. Крайният срок чука на вратата и опрени до стената търсим изход, който да помогне за бързото привеждане в ред на купищата архивна история, която сме натрупали без да забележим.

 

Съдържанието е от г-н Карлос Мена, управител на фирмаНационални Архиви - компанията с над 11-годишен опит в управлението на документи, дигитализирането, DataEntry, архивирането, съхранението, кактои сигурното унищожаване. Разгледайте повече за услугите им подигитализирането на документи, тук:http://www.nacorp-bg.com/digitalisation-and-indexation

 

Контакти:
http://nacorp-bg.com/contacts

Тел.: 0898 66 68 62; 0896 553 523

 


 
12345
Аутсорсване на сканирането | Вход | 0 Коментара
Коментарите представят мнението на лицето, което ги публикува.
Те не представят мнението на редактора на сайта.
 © Copyright 2005 Софийска Търговско-Промишлена Камара. Всички права запазени  Дизайн и разработка Сирма АИ ЕАД